Tugas Sekretaris

-


 1. Melakukan Pencatatan Administrasi

Seorang sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatan administrasi.

Beberapa pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain:

  • 1. Mencatat aktivitas organisasi
  • 2. Memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date
  • 3. Mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen

Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain.

2. Mengatur Dan Mencatat Hasil Rapat

Setiap rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja. Faktanya,sekretaris juga kerap hadir dalam rapat-rapat yang diadakan perusahaan.Memang, umumnya sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat.Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan.Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide.

  • 1. Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
  • 2. Menerima agenda rapat dari panitia
  • 3. Menyebarkan agenda rapat
  • 4. Membuat minutes of meeting (MOM)
  • 5. Menyebarkan MOM yang telah disetujui
  • 6. Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan.
3. Komunikasi Ke Berbagai Pihak

Salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah komunikasi.Pasalnya, sekretaris harus melakukan komunikasi ke berbagai pihak, mulai dari manajer, karyawan,pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal, seperti dikutip dari Chron.Bahkan, terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak.Tugas sekretaris yang satu ini tentu saja tidak mudah.Jadi, jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris, pastikan kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

4. Memastikan Persyaratan

Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum.Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku.Hukum yang dimaksud tidak hanya berupa hukum negara. Lebih dari itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh daripelanggaran hukum perusahaan.

5. Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor

Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor.Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan.Kemudian, sekretaris akan meneruskan catatan kebutuhan tersebut ke orang lain untuk membelinya.Namun, pekerjaan yang satu ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurusi perlengkapan kantor.

6. Melakukan Supervisi Terhadap Staf Dan Karyawan Baru

Seorang sekretaris akan bekerja sama dengan pimpinan staf untuk mengimplementasikan prosedur baru dalam perusahaan. Di sisi lain, sekretaris dan pimpinan staf pun akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru perusahaan.Banyak sekretaris yang membantu pimpinan staf dan karyawan baru dalam mengembangkan skill, mengikuti protokol perusahaan, serta belajar lingkungan kerja perusahaan.

7. Mengorganisir Dan Menyampaikan Pesan

Mengutip dari Indeed, tugas lain seorang sekretaris adalah mengorganisir dan mendistribusikan pesan-pesan tertulis seperti memo atau catatan.Sehingga, selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analisis pun harus dimiliki oleh seorang sekretaris.Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja untuk CEO harus bisa mengorganisir dan membagikan beragam pesan atau memo dari yang paling penting.Pesan-pesan yang berisi perubahan dalam kontrak dengan klien tentu harus disampaikan terlebih dahulu ketimbang memo undangan makan malam.

8. Mengatur Jadwal

Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja di agency creative marketing akan mengatur jadwal tim di setiap departemen.Selain itu, sekretaris pun akan mengatur agenda para eksekutif dengan membuat appointment bersama klien, vendor,hingga shareholder. Sekretaris pun dapat bertugas untuk menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang.


9. Menyambut Tamu Bisnis Dan Klien

Seorang sekretaris pun akan berperan seperti resepsionis ketika ada tamu bisnis yang datang ke rapat dan membantu mereka untuk merasa nyaman.Selain mengambil catatan ketika rapat dan menunjukkan profesionalismenya, hal ini pun akan menjaga brand image dan nama baik perusahaan.

10. Membantu Bagian Eksekutif Mengerjakan Tugas

Seorang sekretaris bertugas untuk membantu eksekutif mengerjakan tugas-tugas kecil dari pekerjaan atau proyek besarnya.Sebagai contoh, seorang sekretaris dari seorang lead marketing director dapat membantu atasannya dalam mengorganisir beragam laporan hingga menyiapkan presentasi.Karena tugas seorang sekretaris yang beragam, maka diperlukan soft skill dan hard skill yang mumpuni supaya bisa sukses di pekerjaan ini.



Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Kesekretariatan

-
Gambar
 Pengertian kesekretariatan menurut Saiman dalam (Sedianingsih, 2010) “Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Kesekretariat bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi”. Sehingga dapat dikatakan, bahwa sekretariat dan kesekretariatan adalah kantor di mana sekretaris bersama stafnya melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran termasuk memelihara warkat-warkat dinas dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang.
Baca selengkapnya

Fungsi Sekretaris

-
Gambar
  Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan Fungsi Sekretaris Sebagai Pejabat Eksekutif Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor. Fungsi Sekretaris Sebagai Petugas Penghubung Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen. Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf. Fungsi Sekretaris Sebagai Penasihat Manajemen Sekretaris adalah Penasihat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasih...
Baca selengkapnya